【保存版】ウォーターサーバーの勘定科目は？法人と個人事業主で違いがある？

ウォーターサーバーはどちらも経費計上可能ですが、勘定科目は法人と個人事業主で異なります

ウォーターサーバーをオフィスや店舗に導入する際、「経費にできるのか」「どの勘定科目で処理すればよいのか」が分からず悩む方も多いでしょう。ウォーターサーバーは、法人でも個人事業主でも事業のために使用していれば経費計上が可能ですが、用途や立場によって計上方法が変わります。

また、帳簿に付ける際には「福利厚生費」「接待交際費」「販売費」「雑費」「消耗品費」など、どの勘定科目に当てはまるのか判断に迷うケースも少なくありません。

この記事では、法人・個人事業主それぞれの考え方や、用途別の勘定科目、経費計上の注意点、オフィスに導入するメリット、ウォーターサーバーの選び方まで整理して解説します。

※実際の会計処理は事業内容や契約形態によって異なる場合があります。最終的な判断は税理士など専門家へご相談ください。

ウォーターサーバー代は「経費計上が可能」

経費とは、事業のために使った費用のことです。ウォーターサーバーが会社や事業のために使用されているのであれば、基本的には経費として計上できます。ここでは、法人と個人事業主の場合に分けて、考え方の違いを整理します。

法人の場合

従業員用の飲み物として設置する場合

従業員の仕事効率や快適さの向上を目的として社内にウォーターサーバーを設置する場合、一般的には勘定科目を「福利厚生費」として経費計上できます。

来客用の飲み物として使用する場合

取引先などへのお茶出し目的で使用するのであれば、「接待交際費」として計上するケースが一般的です。

サーバー本体の契約や水の販売形態によるもの

サーバー本体をレンタル・リースしている場合は

• リース契約：「リース料」
• レンタル契約：「賃借料」

　として処理する方法があります。

また、店舗でお客様向けにお水を提供するなどサービスの一環として利用する場合は、「販売費」に分類するケースもあります。水ボトル代については、後述のとおり「雑費」や「消耗品費」として処理する方法もあります。

なお、会計処理の際は費用の内容によって消費税率が異なるため、税率ごとに分けて帳簿記載しておくと管理がしやすくなります。

個人事業主の場合

個人事業主は、原則として事業主本人（および家族従業員など）で業務を行う形態です。そのため、「従業員の福利厚生」としてのウォーターサーバー設置とは言いにくく、福利厚生費での計上はできないと考えるのが一般的です。

一方で、次のようなケースでは経費計上が可能です。

来客時の飲み物提供を目的とした設置

業務に関連する取引先や顧客のために使用する場合は、「接待交際費」として計上可能です。

事務所スペースでの共用飲料として利用する場合

 用途によって「接待交際費」「雑費」「消耗品費」などに分けられます。

個人事業主がウォーターサーバー代を経費計上する場合は、事業利用分と家事利用分の線引きや、勘定科目の選択を丁寧に行うことが大切です。

ウォーターサーバーの「勘定科目」は使用用途によって異なる

ウォーターサーバーを経費として計上する際、使用用途によって勘定項目が違うので注意が必要です。それぞれどのケースでどの項目に該当するか知っておきましょう。

社員用なら福利厚生費

福利厚生費とは、企業が給与以外に従業員のために支出する費用のことです。勤務時間中の飲料提供やリフレッシュ環境の整備など、業務に直接関わらない部分で従業員をサポートする性質の費用が含まれます。

社内の共有スペースなど、従業員であれば誰でも自由に使える場所にウォーターサーバーを設置している場合は、一般的に福利厚生費として計上できます。

ただし、次のようなケースは注意が必要です。

• 社長室や特定の役員室だけに設置している
• 一部の従業員しか利用できない場所に設置している

このような場合は「特定の人だけのための支出」と見なされ、福利厚生費として認められない可能性があります。

来客用なら接待交際費

接待交際費とは、会社と取引のある企業や個人などを接待・贈答・慰安するための費用のことです。会食費用や手土産代、お歳暮・お中元などが代表例です。

ウォーターサーバーを、取引先が来社した際のお茶出し用として設置している場合は、接待交際費として経費計上するのが一般的です。

ただし、ウォーターサーバーが従業員用休憩室などで日常的に社員自身のために使われている場合は、接待交際費ではなく、福利厚生費や雑費など他の勘定科目での処理が適切です。

個人事業主の場合も、実際に業務に関係する相手を招いた際の飲み物提供であれば、接待交際費として計上できます。

店舗使用なら販売費

販売費とは、商品やサービスを販売するためにかかる費用の総称です。広告宣伝費や販売員の人件費、発送費用などが含まれます。

飲食店やカフェなどで、お冷やドリンクバーのようにお客様向けサービスの一部としてウォーターサーバーを設置している場合は、販売費や販売促進費の一部として計上するケースがあります。

たとえば、

• カフェでセルフサービスのお水を提供する
• サロンで待ち時間にお客様へお茶を出す

といった用途であれば、売上に付随するサービスとして販売費に含める考え方が可能です。

ウォーターサーバー本体のリース料や賃借料

ウォーターサーバー本体を購入せずに借りる場合、契約形態によって勘定科目が変わります。

リース契約（リース会社が機器を購入し、一定期間以上の契約で借りる形態）

勘定科目の例：リース料

レンタル契約（メーカーやサービス会社から比較的短期間で借りる形態）

勘定科目の例：賃借料

ウォーターサーバーは本体価格が比較的高額なため、企業では購入ではなくリース・レンタルで導入するケースも多く見られます。契約書の内容を確認し、リースなのかレンタルなのかを把握したうえで、適切な勘定科目を選びましょう。

水代は雑費

雑費とは、他の勘定科目にはっきりとは当てはまらない少額の費用をまとめるための項目です。一時的な支出や、細かい費用を処理する際にも使われます。

ウォーターサーバーの場合、水ボトル代を「雑費」として計上する方法があります。ただし、雑費ばかりを増やしてしまうと、後から内訳が分かりにくくなってしまうこともあるため、可能であれば後述の消耗品費など、より内容の分かる勘定科目で計上することも検討しましょう。

水代は消耗品費としても計上できる

消耗品費とは、企業が業務で使用する消耗品や資材のうち、比較的少額で寿命が短いものに対して用いられる勘定科目です。一般的には、購入価格が10万円未満で、使用可能期間が1年未満のものが対象とされることが多いです。

事務用品（ボールペン・コピー用紙など）、日用品（ティッシュペーパー・ゴミ袋など）、掃除用品などが代表例です。ウォーターサーバーの水ボトル代も、消耗品として繰り返し購入する性質の費用であるため、消耗品費として計上する方法もあります。

どの勘定科目にまとめるかは、会社の会計方針との整合性も重要です。雑費ばかりにまとめるのではなく、一定のルールを決めて継続的に処理することが望まれます。

⇒ウォーターサーバーの必要な維持費に関する記事はこちら

経費計上する際は「軽減税率制度」や「領収書の保管」に注意

ウォーターサーバーを経費計上する際には、税率の扱いや書類の保管など、いくつか押さえておきたい注意点があります。

ランニングコストは税率が異なる

ウォーターサーバーにかかるランニングコストとしては、主に次のようなものがあります。

• サーバーレンタル料・リース料
• 水ボトル代
• 水ボトルの配送料
• 電気代　など

ここで注意したいのが、費用の内容によって消費税率が異なる点です。2019年の消費税引き上げに伴い、軽減税率制度が導入されました。酒類・外食を除く飲食料品や、一定要件を満たす新聞は、標準税率10％ではなく軽減税率8％が適用されます。

ウォーターサーバーの場合、

• 水ボトル代：飲料水としての飲食料品に該当するため、軽減税率（8％）の対象
• サーバーレンタル料・リース料・配送料・電気代など：飲食料品ではないため、標準税率（10％）が適用

となるのが一般的です。そのため、経費計上の際には、

• 8％対象の水ボトル代
• 10％対象のレンタル料・配送料など

を税率ごとに分けて記帳しておくと、後々の確認や集計がスムーズになり、ミスも防ぎやすくなります。

領収証は保管する

領収書は、実際に金銭のやり取りが行われたことを証明する重要な書類です。

税務調査が入った際、ウォーターサーバーの費用を適切に経費として計上していることを示すためには、領収書や請求書をきちんと保管していることが重要になります。

• 領収書がない場合、経費として認められない可能性がある
• クレジットカード明細だけでは不十分と判断される場合もある

といったリスクもあるため、ウォーターサーバーに関する支払いが発生した際は、領収書・請求書・利用明細などを必ず受け取り、整理・保管しておくことをおすすめします。

個人事業主は福利厚生費で経費計上できない

ウォーターサーバーを設置した場合でも、個人事業主は「福利厚生費」での計上ができない点には特に注意が必要です。

福利厚生費は、「会社に雇用されている従業員のために使う費用」が前提です。個人事業主は、原則として自らが事業主であり、従業員（雇用された社員）がいないケースも多いため、「従業員福利厚生」の考え方とはなじみにくいとされています。

たとえば、

• 家族が日常的に利用する目的で自宅にウォーターサーバーを設置した場合
• 事業と切り離しにくい自宅使用分が大きい場合

などは、福利厚生費としての計上は認められません。

一方で、業務に関係する来客用として明確に区分できる部分については、接待交際費としての計上が可能な場合があります。事業用と家事用が混在する場合は、按分（あんぶん）処理も検討しつつ、記録を残しておくことが大切です。

最低契約期間内の解約は違約金が発生する場合もある

ウォーターサーバー本体は高額であることが多く、レンタル契約で導入するケースも少なくありません。この場合、多くのウォーターサーバー会社では、最低契約期間を定めています。

• 最低○年利用が条件
• 期間内に解約すると違約金が発生

といった内容が契約書に記載されていることが一般的です。最低契約期間内に解約すると、数千円〜数万円程度の違約金が発生するケースもあるため、導入前に以下を確認しておきましょう。

• 最低利用期間
• 解約時の違約金の有無・金額
• 解約方法や解約申請の期限

契約内容によっては、解約金も経費として計上できる場合がありますが、不要な支出を防ぐためにも、あらかじめ条件を理解したうえで契約することが大切です。

オフィスに導入すると「従業員満足度」や「お客様満足度アップ」

ウォーターサーバーを会社や店舗に導入すると、単なる飲料確保だけでなく、さまざまなメリットが期待できます。導入を検討する際は、経費計上の可否だけでなく、こうした効果もあわせて検討するとよいでしょう。

来客用の飲み物がすぐに出せる

オフィスで急な来客があった際、飲み物の準備に時間がかかると、スムーズな対応が難しくなります。ウォーターサーバーがあれば、冷水・温水をすぐに用意できるため、

• お茶・コーヒーを短時間で準備できる
• 従業員がわざわざ買いに行く手間を省ける

といったメリットがあります。接客の質や効率の向上にもつながります。

従業員満足度が上がる

人の体の多くは水分で構成されており、こまめな水分補給が欠かせません。社内にウォーターサーバーがあれば、従業員はいつでも気軽に水分補給ができます。

• 自宅から飲料を持参する手間が減る
• 毎回ペットボトル飲料を購入するコストが削減できる
• 温水・冷水を使って好みの飲み物をすぐに用意できる

といった点から、従業員満足度の向上にもつながります。

節税につながる

ウォーターサーバーを適切に経費計上することで、課税所得を圧縮できる可能性もあります。

• 法人の場合は、従業員用なら福利厚生費、来客用なら接待交際費として計上できるケースがある
• 個人事業主の場合は、来客用として接待交際費に計上できる場合がある

経費計上によって利益が減れば、その分課税される所得も減少するため、結果的に納める税金を抑えられる可能性があります。ただし、節税効果だけを目的に無理な計上を行うのではなく、実態に即した経費として計上することが前提です。

飲料容器ゴミが減る

ウォーターサーバーを利用すると、従業員一人ひとりがペットボトル飲料を購入する機会が減り、その分空きペットボトルのゴミも減少します。

• ゴミの量が減り、分別・廃棄の手間が軽減される
• オフィス内のゴミ箱があふれにくくなる
• 環境負荷の軽減につながる

といったメリットがあり、業務効率や環境配慮の面でもプラスに働きます。

災害時の断水に備えられる

ウォーターサーバーは定期的に水ボトルが配送されるため、オフィスに自然と飲料水のストックがたまるという利点があります。

• 災害時や断水時の飲料水・生活用水として利用できる
• ボトルは横にして積み重ねて保管できるため、省スペースで備蓄可能
• 賞味期限が比較的長く、ローリングストックにも適している

といった点から、企業の防災対策の一環としても活用できます。

⇒水ボトルが災害時の備蓄として使用できるのか解説した記事はこちら

オフィス用のウォーターサーバーは「お水の種類」や「ボトルサイズ」で選ぶ

最後に、オフィスにウォーターサーバーを導入する際の選び方のポイントを整理します。経費計上のルールだけでなく、利用シーンやコストを踏まえて、自社に合った機種・サービスを選びましょう。

お水の種類で選ぶ

ウォーターサーバーのお水の種類は、大きく「天然水」と「RO水」に分けられます。

天然水

特定の水源（地下水・湧水・鉱泉水など）から採水した地下水で、採水地ごとのミネラルバランスや味わいが特徴です。

• ミネラル成分が含まれているものも多い
• 産地や硬度による味の違いを楽しめる

といった点から、味やブランドにこだわりたいオフィスにも選ばれやすいタイプです。

RO水

RO水は、1000万分の1mmという極めて細かい孔径のRO膜（逆浸透膜）でろ過したお水です。

• ウイルスや細菌、微細な不純物まで除去できる
• ミネラル分を後から添加している製品もある

といった特徴があり、衛生面や安全性を重視する場合にも適しています。

機能性やデザインで選ぶ

ウォーターサーバーには、さまざまなデザインや機能を備えた機種があります。

• スリムで省スペースなタイプ
• インテリアになじみやすいシンプルデザイン
• 丸みのある柔らかいフォルムのタイプ

など、オフィスの雰囲気やレイアウトに合わせて選べます。機能面では、次のような機能を備えた機種もあります。

• 省エネ設計・エコモード
• 静音機能
• 自動クリーン機能（内部の衛生管理）
• コーヒーメーカー一体型 など

利用シーンや社員のニーズに合った機能があるかを確認すると、長く使いやすいサーバーを選びやすくなります。

水ボトルの量で選ぶ

水ボトルの容量は、一般的に5L〜18L程度まで複数のラインアップがあります。

• 利用人数が多いオフィスは、12L以上のボトルで交換回数を減らし、備蓄水としても活用
• 少人数での利用や女性が多い職場は、持ち運びしやすい軽量ボトルを選ぶことで、交換作業の負担を軽減

など、利用人数や交換作業の負担を踏まえて容量を検討しましょう。

料金で選ぶ

ウォーターサーバーにかかる主な費用は、次のとおりです。

• サーバー本体のレンタル料・リース料
• 水ボトル代
• 配送料
• 電気代

サービスによっては、

• サーバーレンタル料が無料
• 一定量以上の注文で配送料無料
• 省エネ機能により電気代を抑えられる

といった特徴を持つプランもあります。また、水ボトルの注文ノルマや、解約時の違約金が設定されている場合もあるため、料金だけでなく契約条件全体を比較して選ぶことが大切です。

メンテナンスのしやすさ

ウォーターサーバーは内部に水が通るため、衛生管理のためのメンテナンスが欠かせません。

• 自動クリーン機能で内部を自動洗浄してくれるタイプ
• 日常の掃除がしやすい構造になっているか
• 定期メンテナンスや本体交換が無料・低価格で受けられるか

などを確認しておくと安心です。

内部パーツは時間の経過とともに劣化するため、数年ごとの本体交換や定期メンテナンスの内容・頻度も事前に確認しておきましょう。

⇒ウォーターサーバーの正しい選び方に関する記事はこちら

ウォーターサーバーの経費計上に関するQ&A

Q1.個人事業主が自宅に設置したウォーターサーバーも経費にできますか？

A.事業用として明確に使用している部分については、経費計上できる可能性があります。

たとえば、事務所スペースで来客用として使用している分は、接待交際費として計上することが考えられます。一方、家族の飲み物としての利用分は家事利用と見なされるため、そのまま全額を経費とするのは難しく、事業用と家事用を按分して処理するのが一般的です。最終的な扱いは税理士など専門家に相談すると安心です。

Q2.福利厚生費と接待交際費、どちらで計上すべきか迷った場合はどうすればよいですか？

A. 基本的には、「誰のための費用か」で考えると整理しやすくなります。

社員全員が社内で自由に使える飲料用：福利厚生費、取引先や顧客など社外の人をもてなす目的：接待交際費、といったように、主な利用者に着目して判断するとよいでしょう。実態に合わせて一度方針を決めたら、同じ考え方で継続的に処理することが大切です。

Q3.水ボトル代は「雑費」と「消耗品費」のどちらで処理した方がよいですか？

A.いずれの勘定科目でも処理されるケースがありますが、会社としてルールを決めて統一することが重要です。

雑費は内訳が見えにくくなりやすいため、定期的に発生する水ボトル代のような費用は、消耗品費としてまとめる方が管理しやすい場合もあります。会計方針や他の費用とのバランスを見ながら、顧問税理士と相談して決めるとよいでしょう。

Q4.ウォーターサーバーの違約金は経費にできますか？

A.最低契約期間内の解約などで発生する違約金は、事業上必要な契約に伴って生じた支出であれば、経費として計上できる場合があります。

ただし、解約の理由や契約内容によって判断が分かれることもあるため、契約書の内容をよく確認した上で、勘定科目（支払手数料・雑費など）も含めて税理士に相談することをおすすめします。

（まとめ）ウォーターサーバーの勘定科目は？法人と個人事業主で違いがある？